En algún momento de mi vida, durante mi transición de desarrollador a gestor, mi correo diario empezó a ser inmanejable con cada vez más y más mensajes. Tantos como para desatender buena parte de mi trabajo por despistes o por olvidos. Acabé dándome cuenta de que la manera en que gestionaba mis mensajes -como si de una cuenta personal se tratara- ya no funcionaba.
Mi opinión es que la manera en que gestionas tu correo electrónico es vital, puede conseguir que seas la persona más organizada y productiva de la empresa, o el más absoluto desastre encontrando y gestionando tus tareas. Si recibes más de 20 correos al día, deberías seguir leyendo y preocuparte por gestionar tu buzón de una forma eficiente.
Metodologías de gestión
Existen numerosas metodologías para lidiar con mucho correo electrónico, quizás la más famosa sea GTD (Getting Things Done). GTD establece una manera de organizar tu correo en 5 carpetas y explica el flujo óptimo para mover mensajes de una carpeta a otra. Yo os voy a explicar una manera mucho más sencilla para gestionar el correo, que a mí me funciona y que utilizo diariamente. Puedo decir que apenas olvido un solo correo sin revisar o atender, a no ser que sea intencionadamente claro ;).
El principal objetivo que debes cumplir, es mantener tu inbox limpio. Casi todos los gestores de correo tienen la posibilidad de archivar correos. Esto significa, quitarlos de la bandeja de entrada pero dejarlos en un almacén por si hubiera que volver a revisarlos.
Tu bandeja de entrada debería ser como tu lista de tareas:
❏ Correos que todavía no has podido leer
❏ Correos que has leído pero esperan tu contestación
❏ Correos que esperas sean contestados y necesitas estar pendiente
❏ Correos que has enviado y has movido a tu bandeja de entrada para hacer seguimiento
❏ En general cualquier tema que necesite revisión por tu parte
Nunca deberías tener más de 15-20 correos en tu inbox. Mejor si son 10. Mejor si son 5. Si tienes que hacer scroll en tu navegador para verlos todos, te dará la sensación de "tener muchos" y eso no es bueno. Haz lo posible por archivar correos (contestando y cerrando temas, revisando si determinado asunto ya está solucionado, etc.)
No tengas miedo de archivar de manera compulsiva, recuerda que esos correos no se borran, tan solo pasan a un segundo almacén que después podrás revisar si fuera necesario. Además, al archivar un correo sobre un tema que consideras cerrado, si alguien vuelve a contestar, volverá mágicamente a tu inbox (y ya sabes, “la mierda siempre flota”, perdona la expresión).
Repito: preocúpate de que los correos que tengas en tu bandeja de entrada, sean correos en los que tienes todavía que realizar algún tipo de acción (ya sea leer, responder, esperar contestación, pedir que te actualicen el estado de un determinado asunto, etc.). Si no cumplen con ninguna de esas condiciones, ¡archiva!
Si haces esto, podrás olvidarte de herramientas externas para generar listas de tareas, ya que no hay herramienta que funcione mejor que tu propio correo electrónico, principalmente porque inevitablemente lo revisas a diario. Además, el correo te permite establecer etiquetas y fijar prioridades sin demasiados problemas. Escríbete correos a ti mismo si es necesario, después te facilitará revisar su estado, añadir nuevas notas o compartir la tarea reenviando el correo.
Gestiona tu correo de este modo con cada mensaje recibido, pero dedica 10-15 minutos al día (por la mañana al llegar a tu puesto de trabajo es un buen momento) a "poner orden en tu casa". Revisa tu inbox de forma completa intentando reducir el número de correos al máximo dejando lo que de verdad importa. Y ponte a trabajar para que el resto de correos que todavía no has podido archivar vaya menguando a lo largo de la jornada.
A modo de resumen:
❏ Cada vez que recibas un correo y termines con él, lo archivas.
❏ Si sigue en tu inbox, es que todavía tienes algo que hacer con él
❏ No marques mensajes como no leídos para indicar que tienes algo que hacer, eso tan solo muestra que no lo has abierto.
❏ No empieces tu jornada con más de 20 mensajes en tu inbox :)
Espero que os sirvan mis recomendaciones y las pongáis en práctica, y sobre todo seáis más productivos en la gestión de vuestro correo electrónico y vuestras tareas personales.
IMPORTANTE: Si quieres comenzar a gestionar el correo de este modo, debéis archivar toda vuestra bandeja de entrada y dejarla completamente limpia. No hay otra manera. No tengáis miedo, empezad a ser productivos con cada nuevo correo que os llegue.
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